Si aucune annulation ou demande de report n’est parvenue à CESAME trois semaines avant le démarrage de la session, une convocation est adressée au stagiaire. Toutes les précisions logistiques sont fournies aux participants lors de l’envoi de leur convocation :
- le programme du stage
- le plan d’accès, les facilités d’accès...
- le livret d’accueil du centre
- le lieu d’hébergement
- les équipements ou documents à apporter
L’envoi de la convocation s’effectue par CESAME soit :
- directement au stagiaire (par courrier ou par courriel). Dans ce cas, une copie est transmise au correspondant formation qui se charge d’informer le supérieur hiérarchique du stagiaire,
- au correspondant formation par courriel, qui assure la transmission au stagiaire et l’information au supérieur hiérarchique.
Le mode de convocation est choisi en fonction du public visé, de la formation ou à la demande de l’entité, mais surtout dans un but de simplicité et d’efficacité.
Dès que la convocation est envoyée, l’inscription est considérée comme définitive.